​​​​Omavalvonnan ylläpito ja arviointi (eli todentam​inen)​

 

Toisinaan on paikallaan arvioida vastaavatko toiminta ja suunnitelma toisiaan, tämä tosin ei ole lainsäädännöllinen vaatimus. Kun yrityksen toiminnassa tai tuotteissa tapahtuu muutoksia, on omavalvonta päivitettävä uutta tilannetta vastaavaksi. Omavalvonnan arviointi tehdään isoissa laitoksissa yleensä kerran vuodessa, pienissä meijereissä harvemmin, esim. kerran kolmessa vuodessa. Omavalvonnan arvioinnissa tarkastellaan lisäksi onko lainsäädäntö muuttunut tai onko yrittäjälle tullut uusia velvoitteita.

Omavalvonnan arvioinnissa havaitut asiat kirjataan ylös, samoin ne toimenpiteet joihin arvioinnin perusteella on ryhdytty. Arviointilomake tai –pöytäkirja allekirjoitetaan ja arkistoidaan muun omavalvonta-aineiston tapaan.

Omavalvonnan riittävyyden arvioinnissa voidaan käyttää myös tuotteista tehtyjen mikrobiologisten tai kemiallisten määritysten tuloksia eli tietoa siitä, ovatko tuotteet turvallisia. Arvioinnin yhteydessä kirjataan ylös, miten omavalvontaa muutettiin arvioinnin perusteella.

Omavalvontasuunnitelmaa arvioitaessa kiinnitetään huomiota seuraaviin asioihin:

1. Soveltuuko omavalvontasuunnitelma toimintaohjeeksi kun omavalvontaa toteutetaan? Eli onko se selkeä ja löytyykö sieltä ohjeet, kuinka toimitaan eri tilanteissa?

2. Onko huomioitu toiminnan luonne, laajuus, toimintaan ja tuotteisiin liittyvät riskit?

3. Onko eri toimintojen vastuuhenkilöt nimettynä?

4. Kerrotaanko omavalvontasuunnitelmassa:

  • Mitä tutkimuksia ja mittauksia tehdään a) prosessista b) raaka-aineista ja tuotteista c) tiloista / laitteista jne?

  • Miten tulokset tallennetaan?

  • Miten poikkeamiin reagoidaan eli millaisia korjaavia toimenpiteitä tehdään?

  • Miten korjaavista toimenpiteistä pidetään kirjaa?

  • Miten valvontaviranomaiselle on ilmoitettu?

5. Onko varmistettu, että tehdyt mittaukset ja tutkimukset on tehty oikein ja että mittalaitteet antavat oikean tuloksen?

6. Ovatko tallenteet helposti tarkastettavissa valvontakäynnillä? Onko tallennusväline ja menetelmä kerrottu omavalvontasuunnitelmassa?​